Privaatsuspoliitika

Saku Valla Noortekeskuse isikuandmete töötlemise kord

1. Üldsätted
1.1. Vastutava töötleja nimi ja aadress Vastutav töötleja isikuandmete kaitset reguleerivate õigusaktide tähenduses on Saku Valla Noortekeskus (edaspidi nimetatud Noortekeskus), aadress Teaduse 1, Saku, 75501 Harju maakond. Telefon: 671 2400; E-post: noortekeskus@sakuvald.ee. Saku Valla Noortekeskus koosneb kahest üksusest Saku noortekeskusest ja Kiisa noortekeskusest. Noortekeskuse koduleht: www.sakuvallanoortekeskus.ee 

1.2. Noortekeskus juhindub isikuandmete töötlemisel valdkonda reguleerivatest õigusnormidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

1.3 Noortekeskuse erinevate teenuste kasutajad registreerivad end Logiraamatusse. Logiraamat on noortekeskuste seiresüsteem, mille abil on võimalik noortekeskustel koguda igapäevast statistikat. Täpsem info logiraamatu kohta on leitav (www.ank.ee).

1.3.1 Logiraamatusse registreerimise aluseks on kuni 12 aastase noore puhul lapsevanema või hooldaja allkirjastatud nõusolek isikuandmete töötlemiseks. Nõusoleku saab anda Saku Valla Noortekeskuse kodulehel, vastava vormi vahendusel digitaalse allkirjaga või paberkandjal allkirjastatud vormi alusel. Vanema kui 12 aastase noore puhul on vajalik noore enda nõusolek.
Nõusoleku saab anda SIIN

1.4. Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, mis väljendavad isiku füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust. Isikuandmete töötlemiseks on iga isikuandmetega tehtav toiming nagu kogumine, kasutamine, edastamine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine, avalikustamine, kustutamine, andmetele juurdepääsu võimaldamine, päringute ja väljavõtete tegemine. Andmesubjektiks on füüsiline isik, kelle isikuandmeid töödeldakse.

1.5. Noortekeskus töötleb isikuandmeid ainult siis, kui selleks on õiguslik alus. Noortekeskus töötleb andmeid üldjuhul õigusaktidest tuleneva avaliku ülesande täitmiseks, juriidilise kohustuse täitmiseks, eluliste huvide kaitseks või andmesubjektiga sõlmitud lepingu täitmiseks. Kui isikuandmeid ei töödelda eelnimetatud alustel, küsib Noortekeskus andmesubjektilt nõusoleku isikuandmete töötlemiseks. Noortekeskus teavitab andmesubjekti isikuandmete töötlemise tingimustest.

1.6. Noortekeskus töötleb isikuandmeid eelkõige järgmistel eesmärkidel: kohalike- ja rahvusvahelise projektide elluviimisel; huvitegevuse läbiviimiseks; koostöö- ja arendusprojektide elluviimisel; uuringute korraldamisel; noortekeskuse arendamisel; lapsevanematega suhtlemise korraldamiseks; Noortekeskuse tegevustest ja üritustest teavitamiseks; statistika loomiseks; personali töölevõtmise korraldamiseks; personaliarvestuse pidamiseks; Noortekeskuse ajaloo jäädvustamiseks ja Noortekeskuse toimimist toetavate tegevuste (nt raamatupidamine, hankemenetluste läbiviimine jms) käigus.

1.7. Kui Noortekeskus on nõuetekohase hindamise tulemusel leidnud, et isikuandmete töötlemise jätkamine mingil muul eesmärgil, kui see eesmärk, mille saavutamiseks neid esmalt koguti, on põhjendatud, edastab ta andmesubjektile teabe isikuandmete töötlemise eesmärgi kohta.

1.8. Noortekeskus ei jaga isikuandmeid kolmandate isikutega, välja arvatud juhul, kui seda nõuavad õigusaktid, see on vajalik noore eluliste huvide kaitseks või on selleks olemas nõusolek. Noortekeskus võib isikuandmete töötlemiseks kasutada lepingupartnerit, kes töötleb isikuandmeid lepingus kokkulepitud tingimustel ja ulatuses (volitatud töötleja).

2. Peamised Noortekeskuse poolt töödeldavad isikuandmed
2.1. Noore isikuandmed

2.1.1. Noore isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on Noortekeskuse poolt avaliku ülesande täitmine (noorsootöö teenuste pakkumine); juriidiline kohustus; lapsevanema nõusolek või õigustatud huvi väljaspool õigusaktides sätestatud Noortekeskuse ülesandeid.
2.1.2. Noortekeskus töötleb logiraamatu ja muid tegevusi toetavaid andmebaase kasutades alljärgnevaid noore isikuandmeid:

2.1.2.1. ees- ja perekonnanimi; isikukood; sünniaeg; kodune keel; õppeasutus; kontaktnumber; elukoht ja töökoht. Andmete töötlemine on vajalik noore isiku tuvastamiseks; tegevuste korraldamiseks; statistika kogumiseks; operatiivseks teabevahetuseks Noortekeskuse ja kodu vahel ning dokumentide väljastamiseks. 2.1.2.2. foto, audio- ja videosalvestis, Noortekeskuse sündmustel ja üritustel. Töötlemise õiguslik alus on avaliku ülesande täitmine ja lapsevanema/teovõimelise noore teavitamine sellises vormis, mis võimaldab tal heli- või pildimaterjali jäädvustamise faktist aru saada ja enda/oma lapse jäädvustamist soovi korral vältida. Teavitamiskohustus ei kehti avalike ürituste puhul, mille avalikustamise eesmärgil jäädvustamist võib mõistlikult eeldada. Andmete töötlemise eesmärk on Noortekeskuse tegevuste kajastamine; noore tunnustamine; noore arengu hindamine; Noortekeskuse ajaloo jäädvustamine.

2.1.2.3. eriliigilised isikuandmed (nagu terviseandmed), mis on vajalikud noore elu, tervise ja heaolu kaitseks ning turvalise keskkonna loomiseks Noortekeskuses (näiteks hariduslikud ja arengulised erivajadused). Andmete töötlemise õiguslikuks aluseks on noore eluliste huvide kaitse ja lapsevanema/teovõimelise noore nõusolek. Noortekeskus võib edastada neid andmeid isikutele, kes aitavad nimetatud eesmärke saavutada, kui selleks on seaduslik alus.

2.2. Lapsevanema isikuandmed

2.2.1. Lapsevanema isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on Noortekeskuse avalikes huvides oleva ülesande täitmine, juriidilise kohustuse täitmine ja lapsevanema nõusolek.

2.2.2. Noortekeskus töötleb alljärgnevaid lapsevanema isikuandmeid:

2.2.2.1. mõlema lapsevanema ees- ja perekonnanimi; kontaktandmed (e-post, telefon). Juhul, kui noor elab ühe vanema juures, siis noore tegelik elukoht. Andmete töötlemine on vajalik isiku tuvastamiseks ja operatiivse teabevahetuse korraldamiseks Noortekeskuse ja kodu vahel. Kontaktandmeid kasutab Noortekeskus selleks, et anda teavet ja selgitusi noorele ja tema vanemale noortekeskuse korralduse, noore õiguste ja kohustuste kohta ning edastada teavet Noortekeskuse tegevuse kohta.

2.3. Kirjavahetus, pöördumised

2.3.1. Noortekeskus registreerib oma dokumendiregistris kõik Noortekeskuse tegevuse käigus
koostatud ja saadud dokumendid, mis võivad sisaldada isikuandmeid. Isikuandmeid võivad sisaldada isikute või asutuste poolt saadetud kirjad nagu avaldused, taotlused, teabenõuded, järelepärimised jms.

2.3.2. Dokumendid, mis sisaldavad piiratud juurdepääsuga teavet, tunnistatakse seaduses toodud alustel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks.

2.3.3. Juurdepääsupiiranguga isikuandmeid sisaldavaid dokumente edastab Noortekeskus ainult sellistele kolmandatele isikutele, kellel esineb nende saamiseks seaduslik alus.

2.3.4. Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb teha järelepärimine kolmandale isikule, avaldatakse isikuandmeid minimaalses mahus. Isiku kirjavahetusega tutvumiseks esitatud teabenõude korral otsustab Noortekeskus, arvestades kehtestatud nõudeid, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Välja antavale dokumendile ei jäeta isiku kontaktandmeid. Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust.

2.3.5. Noortekeskusele adresseeritud pöördumised ja kirjad säilitatakse vastavalt Noortekeskuse dokumendi loetelus olevalele tähtagadele ja kehtivatele õigusaktides toodud nõuetele. Säilitustähtaja ületanud dokumendid kustutatakse või hävitatakse.

2.4. Tööle kandideeriva isiku isikuandmed
2.4.1. Tööle kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks kandideerimisavaldus koos lisatud dokumentidega) sisaldavad isikuandmeid. Noortekeskus töötleb kandidaadi järgmisi isikuandmeid:

2.4.1.1. isiku ees- ja perekonnanimi; isikukood; isikut tõendav dokument, e-posti aadress, telefoninumber ja postiaadress. Nimetatud isikuandmete töötlemise eesmärgiks on isiku tuvastamine ja temaga kontakteerumisvõimaluse loomine;

2.4.1.2. Muud andmed, mis on vajalikud tööle sobivuse ja pädevuse hindamiseks nagu andmed hariduse, töökogemuse, täiendõppe ja kriminaalkaristuste puudumise kohta.

2.4.2. Tööle kandideeriva isiku isikuandmed on juurdepääsupiiranguga info. Töökohale kandideerimise dokumentidega tutvuvad ainult töölevõtmist korraldavad isikud. Nimetatud dokumentides sisalduvaid isikuandmeid ei avaldata kolmandale isikule, v.a. õigusaktis ettenähtud erijuhtudel.

2.4.3. Noortekeskus eeldab, et isikuga, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda ilma nõusolekut küsimata.

2.4.4. Äraütleva otsuse korral säilitab Noortekeskus kandideerimise dokumente 1 aasta otsuse tegemisest lugedes.

2.5. Noortekeskuse töötaja isikuandmed
2.5.1. Noortekeskus töötleb õigusaktidest tulenevate kohustuste ning töölepingu täitmisel järgmisi Noortekeskuse töötaja isikuandmeid:

2.5.1.1. töötaja ees- ja perekonnanimi, isikukood, kontaktandmed (nagu postiaadress, e-post, telefoninumber);

2.5.1.2. töötaja finantsalased andmed (pangakonto töötasu maksmiseks);

2.5.1.3. töötaja perekondlikud andmed (laste olemasolu) ;

2.5.1.4. töösuhtega seotud andmed nagu andmed töötaja kvalifikatsiooni ja täiendõppe kohta;

2.5.1.5. töötaja terviseseisundit puudutavad andmed nagu teave töövõimetuse, kutsehaiguse kohta jm. Nimetatud isikuandmete töötlemise eesmärk on töölepingu täitmise tagamine.

2.6. Foto-, audio- ja videomaterjal

2.6.1. Noortekeskus jäädvustab foto-, audio- ja videomaterjalidel Noortekeskuse tegevuse olulisemaid sündmusi ja üritusi.

2.6.2. Noortekeskus on foto-, audio- ja videomaterjali jäädvustamisel tekkivate isikuandmete (nagu isiku kujutis, hääl jm.) vastutav töötleja.

2.6.3. Avalikus kohas nõuetekohaselt jäädvustatud heli- või pildimaterjali võib Noortekeskus ilma isiku nõusolekut küsimata kasutada infokandjatel avalikustamiseks.

2.6.4. Noortekeskus säilitab ajaloolis-kultuurilisest eesmärgist lähtudes fotosid, audio- ja videomaterjali tähtajatult.

2.7. Videovalve

2.7.1. Noortekeskuse ja seal paikneva vara kaitseks, samuti noorte ja Noortekeskuse töötajate turvalisust ohustava olukorra ennetamiseks ning olukorrale reageerimiseks võib Noortekeskuse kasutada videovalvet. Noortekeskus järgib videovalvesüsteemi kasutamisel turva- ja valvesüsteemidele kehtivaid tehnilisi nõudeid ning Andmekaitse Inspektsiooni juhiseid.

2.7.2. Videovalveseadmete abil võidakse jälgida Noortekeskuse õueala, sissepääse ja üldkasutatavaid siseruume. Videovalvesüsteemi kasutamist teavitab Noortekeskuse välisuksele ja keskusesse pandud silt.

2.7.3. Videovalvesüsteem salvestab andmed serverisse. Salvestisi säilitatakse kuni 30 kalendripäeva.

3. Andmesubjekti õigused
3.1. Andmesubjektil on õigus:

3.1.1. saada teavet, milliseid tema või esindatava lapse isikuandmeid Noortekeskus töötleb ja tutvuda kogutud isikuandmetega. Samuti saada teavet selle kohta, kui kaua Noortekeskus andmeid säilitab ning kellele ja mis ulatuses avaldab. Õigust isikuandmetega tutvuda võivad piirata õigusaktid või teiste isikute privaatsuse tagamiseks seatud õigused;
3.1.2. nõuda, et Noortekeskus kustutaks isikuandmed, mille töötlemiseks puudub õiguslik alus (sh. nõusoleku tagasivõtmine);
3.1.3. nõuda puudulike või ebaõigete isikuandmete parandamist või täiendamist, arvestades kehtivatest õigusaktidest tulenevaid piiranguid ja andmete töötlemisega seotud õigusi;
3.1.4. võtta igal ajal tagasi isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek. Tagasivõtmine ei mõjuta enne nõusoleku tagasivõtmist toimunud andmetöötluse seaduslikkust. Nõusoleku tagasivõtmisel on õigus taotleda oma isikuandmete kustutamist. See õigus ei kohaldu, kui isikuandmeid, mida palutakse kustutada, töödeldakse lisaks ka muul õiguslikul alusel nagu juriidilise kohustuse või avaliku ülesande täitmiseks. Nõusoleku tagasivõtmiseks esitab andmesubjekt avalduse Noortekeskusele. Noortekeskus lõpetab isikuandmete töötlemise viivitamatult pärast andmesubjekti nõusoleku tagasivõtmisest teada saamist.
3.1.5. esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele ning nõuda Noortekeskuselt isikuandmete töötlemise piiramist seni, kuni kontrollitakse isikuandmete töötlemise kohta esitanud vastuväite põhjendatust, välja arvatud juhul, kui andmeid on vaja töödelda juriidilise kohustuse täitmiseks või avaliku huviga seotud ülesande täitmiseks;
3.1.6. õigus pöörduda oma õiguste kaitsmiseks pädeva asutuse poole. Kui andmesubjekt leiab, et andmete töötlemisel on rikutud tema või esindatava lapse õigusi, on tal õigus pöörduda õiguste kaitseks Andmekaitse Inspektsiooni (e-post info@aki.ee; www.aki.ee) või elu- või töökohajärgse pädeva järelevalveasutuse poole, samuti kohtusse.

3.2. Noortekeskus võib andmesubjekti päringu saamise korral paluda täpsustada isikuandmete töötlemise asjaolusid. Päringule vastab Noortekeskus 30 päeva jooksul. Kui selgub, et päringule vastamiseks on vaja lisaaega arvestades päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu, võib Noortekeskus pikendada vastamise tähtaega kuni 60 päeva võrra. Noortekeskus teavitab andmesubjekti vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates päringu saamisest. Kui Noortekeskus keeldub päringule vastamisest, siis selgitab ta keeldumise aluseid ja põhjuseid. Töödeldavate isikuandmete koopia väljastatakse andmesubjektile tasuta. Lisakoopiate väljastamise eest võib Noortekeskus küsida mõistlikku tasu halduskulude katteks.

4. Turvameetmed
4.1. Noortekeskus peab isikuandmete kaitsmist väga oluliseks ning tagab kohalduva õiguse raames isikuandmete konfidentsiaalsuse. Noortekeskus kaitseb kogutud isikuandmeid lubamatu ja eesmärgita kasutamise, avalikuks tuleku või hävimise eest, rakendades selleks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid.

4.2. Noortekeskuses on juurdepääs isikuandmetele isikutel, kes vajavad neid andmeid oma tööülesannete täitmiseks. Andmetele juurdepääsu omavad isikud on kohustatud isikuandmete töötlemisel täitma kõiki õigusaktidest tulenevaid andmekaitsereegleid ning kasutama turvameetmeid.

5. Isikuandmete avalikustamise põhimõtted
5.1. Isikuandmed on mõeldud Noortekeskuse siseseks kasutamiseks.

5.2. Noortekeskus ei avalikusta isikuandmeid, kui seda ei kohusta õigusakt.

5.3. Noortekeskuse töökorraldusega rakendatakse meetmeid, et isikuandmete töötlemisel riivataks võimalikult vähe isiku eraelu puutumatust.

 

5.4. Isikuandmeid sisaldava dokumendi väljastamisel kolmandale isikule muudetakse dokumendis sisalduvad isikuandmed loetamatuks, välja arvatud juhul, kui andmed väljastatakse isikule, kellel on õigusaktist tulenev õigus neid välja nõuda.

6. Andmete säilitamine
6.1. Noortekeskus ei kasuta ega säilita isikuandmeid kauem, kui on vajalik õigusaktist tuleneva ülesande täitmiseks või lepingu täitmiseks.

6.2. Noortekeskus säilitab andmeid:

6.2.1. seaduses sätestatud säilitustähtaja möödumiseni või

6.2.2. Noortekeskuse dokumendiloetelu korras sätestatud tähtaja möödumiseni või

6.2.3 seadusest tuleneva ülesande täitmiseks vajaliku aja möödumiseni või

6.2.4 seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni või

6.2.5. poolte kokkuleppe täitmiseks vajaliku aja möödumiseni.

6.3. Arhiiviväärtust mitteomavaid andmeid töötleb Noortekeskus säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed annab Noortekeskus üle avalikku arhiivi ning lõpetab ise andmete töötlemise

.
7. Andmekaitsespetsialist ja andmekaitse kontaktisik

7.1. Saku valla andmekaitsespetsialist on Vallasekretäri abi, kes koordineerib andmekaitsenõuete täitmist Saku valla asutustes. Andmekaitsespetsialisti kontaktandmed on leitavad Saku Valla kodulehelt.

7.2. Kõigi isikuandmete töötlemise ja andmesubjekti õigustega seotud küsimustega on andmesubjektil võimalik pöörduda Noortekeskuse juhataja poole. Noortekeskuse juhataja ülesanne on koordineerida Noortekeskuse andmekaitseküsimuste lahendamist. Juhataja kontaktandmed leiab Noortekeskuse kodlehelt.